آریا بانو

آخرين مطالب

مهارت زندگی/ مهارت‌های ضروری برای مدیریت تقویم گوناگون

مهارت زندگی/ مهارت‌های ضروری برای مدیریت تقویم

  بزرگنمايي:

آریا بانو -
مهارت زندگی/ مهارت‌های ضروری برای مدیریت تقویم
٢
٠
زومیت / تنظیم عادت‌ها، برنامه‌های روزمره، قرار ملاقات و جلسه‌ها براساس برنامه‌ی منظم تقویم به افزایش تمرکز و بهره‌وری کمک می‌کند.
عادت‌های تقویم تأثیر چشمگیری بر موفقیت و بهره‌وری می‌گذارند. بدون مدیریت صحیح تقویم، نمی‌توانید به‌درستی روی کارتان تمرکز کنید با بازدهی خوبی داشته باشید. درادامه، به هشت روش برای مدیریت تقویم اشاره کرده‌ایم. پس، با ما همراه باشید.
1. یکپارچه‌سازی
وقتی بحث تقویم مطرح می‌شود، اولویت‌ها به‌یاد می‌آیند. بعضی افراد به دستورالعمل‌های کاغذی وابسته‌اند و برخی دیگر به تقویم‌های بزرگ دیواری عادت دارند و برخی هم نمی‌توانند بدون اپلیکیشن تقویم آنلاین زندگی کنند. تا وقتی فعالیت منظم و سودمندی داشته باشید، استفاده از تقویم مفید است. معمولا دلیل استفاده از تقویم، حس خوبی است که منتقل می‌کند؛ اما بعضی تقویم‌ها به‌دلیل گزینه‌های زیاد، کاربر را گیج می‌کنند. برای مثال، قرار ملاقاتی در برنامه‌ی کاربر وجود دارد و به‌صورت خودکار قرار دیگری به تقویم آنلاین او اضافه می‌شود و کاربر را گیج می‌کند.
برای مدیریت حرفه‌ای تقویم، برنامه‌ریزی‌های خود را فقط براساس تقویم انجام دهید؛ درنتیجه همه‌چیز سر جای خود قرار خواهد گرفت. همین موضوع برای کل ابزارهای بهره‌وری صدق می‌کند. کمتر، بهینه‌تر است. برای مثال، فقط می‌توانید از Google Calendar و ابزار مدیریت وظیفه مثل Wunderlist و دفتر یادداشتی مثل Moleskine استفاده کنید.
2. تنظیم برنامه‌ی روزمره
جان رمپتون می‌گوید هرشب قبل از خواب، ایده‌ی واضحی از کارهای فردای خود دارد. همچنین، درکی کلی از کارهای هفته‌ یا ماه یا سال آینده دارد. او از تقویم آنلاین برای تنظیم برنامه‌های روزمره‌ی خود استفاده می‌کند. رمپتون در تقویمش بازه‌های زمانی مشخصی برای هرکدام از فعالیت‌ها در نظر گرفته است. بدین‌صورت نظم تقویم حفظ می‌شود و جلسه‌ها و وظایف با یکدیگر تداخل پیدا نمی‌کنند. پیش‌رفتن براساس برنامه، بهره‌وری را هم افزایش می‌دهد.
3. گروه‌بندی فعالیت‌های مشابه در بلوک‌ها
تابه‌حال، چند مرتبه‌ مجبور شدید کار خود را در میانه رها کنید، تنها به این دلیل که باید به جلسه می‌رفتید یا به ایمیل پاسخ می‌دادید؟ این وقفه‌ها مانع بهره‌وری می‌شوند؛ به‌همین‌دلیل پس از ایجاد وقفه، معمولا به 25 دقیقه زمان لازم دارید تا بتوانید وظایف خود را از سر بگیرید.
برای اطمینان از پیشرفت در مسیر، سعی کنید از چندوظیفگی اجتناب کنید و وظایف را بدین‌ترتیب انجام دهید:
زمان‌بندی و گروه‌بندی وظایف مشابه با یکدیگر منجر به کاهش استرس و صرفه‌جویی در زمان می‌شود. ازآنجاکه مرتب از وظیفه‌ای به وظیفه‌ی دیگر پرش نمی‌کنید، تمرکز و انرژی هم حفظ می‌شوند. برای مثال، سعی کنید در تقویم، محدوده‌ی زمانی مشخصی برای پاسخ‌گویی به ایمیل و محدوده‌ی دیگری برای کار بی‌وقفه در نظر بگیرید.
جلسه‌های مشابه در یک روز را زمان‌بندی کنید تا جریان کارهایتان حفظ شوند.
محدوده‌ی زمانی وقت آزاد و استراحت و ناهار را هم زمان‌بندی کنید. بدین‌ترتیب، فرصت استراحت و تمرکز مجدد را پیدا می‌کنید و می‌توانید با قدرت به کارتان ادامه دهید.
4. بهینه‌سازی جلسه‌های متعدد
هنگام زمان‌بندی جلسه‌ها، زمان پیش‌فرض تقویم آنلاین همیشه یک ساعت است. البته، برای تمام جلسه‌ها لازم نیست یک ساعت وقت بگذارید. برای مثال، 10 دقیقه تماس تلفنی برای جلسه‌ی معرفی کافی است. با اختصاص این زمان، حتی اگر احساس کردید جلسه به سودتان نیست، تنها 10 دقیقه از زمان خود را از دست‌ داده‌اید.
در صورت داشتن شناخت از مخاطب، 45 دقیقه زمان برای جلسه و 15 دقیقه هم برای گفت‌وگویی در کافی‌شاپ در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید مشاوره بدهید، مکالمه را به 10 تا 15 دقیقه محدود کنید. برای نشست‌های هفتگی کارکنان هم 20 تا 30 دقیقه کافی است. تمام جلسه‌ها به زمان یکسانی نیاز ندارند. قبل از تنظیم جلسه، محدوده‌ی زمانی ایده‌آل را تنظیم کنید.
5. جلسه‌های متوالی را حذف کنید
در برنامه‌ریزی جلسه‌ها، از قرار ملاقات‌های متوالی اجتناب کنید. در‌این‌صورت، احتمال دیررسیدن به جلسه‌ی دوم کمتر خواهد بود؛ زیرا معمولا بعضی جلسه‌ها بیشتر از حدمعمول طول می‌کشند و باید چند دقیقه‌ را صرف آماده‌سازی کنید یا ممکن است در ترافیک بمانید.
معمولا 15 دقیقه زمان خالی بین جلسه‌ها در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید به‌جای دورتری بروید، 30 دقیقه در نظر بگیرید. با این کار تمرکز شما حفظ می‌شود و هرگز دیر به قرار ملاقات نمی‌رسید.
6. حذف بی‌نظمی‌ها
بی‌نظمی باعث می‌شود کنترل خود بر تقویم را از دست بدهید. بی‌نظمی در تقویم را می‌توان به این موارد خلاصه کرد:
جلسه‌های تکراری مثل نام‌نویسی‌ها
ملاقات بدون دستور جلسه یا هدف
رویدادهای متوالی نامتناسب با برنامه‌ی شما
پرکردن تقویم با وظایف دقیقه‌ای
زمان‌بندی فعالیت‌های ثانویه مانند پیاده‌روی صبحگاهی
سپردن کارها به دیگران
چند دقیقه وقت بگذارید و تقویم خود را منظم کنید. در چنین شرایطی، مدیریت تقویم ساده‌تر خواهد بود.
7. نه‌گفتن را بیاموزید
اگر همیشه به تمام درخواست‌ها و اشخاص «بله» بگویید، تقویم پر از وظایف و رویدادهایی می‌شود که به شما تعلق ندارند. درواقع، به‌جای اینکه برای خودتان وقت بگذارید، مجبور می‌شوید به دیگران در تکمیل وظایفشان کمک کنید. به‌جای اینکه آخر هفته‌ها بتوانید به پیاده‌روی یا کلاس آشپزی دلخواهتان بروید، مجبور می‌شوید به جلسات ناخواسته بروید. البته، نه‌گفتن به این معنی نیست که هیچ‌وقت به هیچ درخواستی بله نگویید؛ بلکه به این معنی است که مرزهای مهارشدنی برای تقویمتان در نظر بگیرید.
8. مرور هفتگی
ا ین اصل برگرفته از کتاب «انجام امور» اثر دیوید آلن است که این‌گونه تعریف شده است:
از دیدگاه کاربردی، مرور کارها از سه بخش تشکیل شده است: شفافیت و استفاده از زمان حال و خلاقیت. شفافیت پردازش کل اطلاعات را تضمین می‌کند. زندگی در لحظه یا زمان حال هم تضمین می‌کند تمام نقشه‌ها یا فهرست‌ها به‌روز هستند. خلاقیت هم به‌صورت خودکار با انجام دو بخش اول به‌دست می‌آید.
بنابراین، قبل از پرکردن تقویم با ملاقات‌های تکراری، مرور هفتگی خود را بدین‌صورت انجام دهید:
مرور گذشته: به تقویم هفته‌ی گذشته نگاه کنید. شاید کاری مثل ارسال ایمیل را از قلم انداخته باشید.
مرور طرح‌های آینده: در این مرحله، جلسه‌ها و نشست‌های آینده به شما یادآوری می‌شود و برای آن‌ها آماده می‌شوید.
آغاز هفته با ذهنیت مثبت: با مرور تقویم در روزهای آغاز هفته، برای انجام کارها آمادگی ذهنی لازم را به‌دست می‌آورید.





نظرات شما

ارسال دیدگاه

Protected by FormShield

ساير مطالب

چهل سال پیش در چنین روزی/ آیت‌الله طالقانی در مراسم بزرگداشت شهدای 30 تیر: اسلامی که می‌شناسیم هیچ آزادی‌ای را نفی نمی‌کند

چگونه کولر ماشین را خنک‌تر کنیم؟

فریب ظاهر تخم‌مرغ‌های رنگی را نخورید

حقوق زنان در دوران مشروطه

کار‌های محال به ظاهر ساده که تقریبا انجامشان غیرممکن است

هنر عکاسی در دوره قاجار

اینفوگرافی/زمان وقوع زلزله چه کارهایی باید انجام داد

مهم‌ترین رهبران جهان را که جنازه‌شان گم شده است بشناسید/ از ناپدید شدن هیتلر و شایعه زنده بودنش تا ناپدید شدن جنازه صدام و رضا شاه و حل کردن جسد تزار روسیه در اسید

ارواح شاهان در آرامش نیستند؛ مهم‌ترین رهبران جهان را که جنازه‌شان گم شده است بشناسید/ از ناپدید شدن هیتلر و شایعه زنده بودنش تا ناپدید شدن جنازه صدام و رضا شاه و حل کردن جسد تزار روسیه در اسید

برای هنرمند آزادی ضرورتی حیاتی است

طرح عجیب استالین؛ لشکر انسان‌های میمون‌نما

خطرات اشعه ماورای خورشید چشم کودکان را 3 برابر بزرگسالان تهدید می‌کند

حقیقت اسرارآمیزترین ماده کائنات چیست؟

اعتدال بهاری و پاییزی از دیدگاه زمین تخت گرایان

هوش مصنوعی به زبان ساده

تصاویر عجیب از تپه‌های شنی مریخ

جوان کردن 50 ساله مغز با تحریک الکتریکی

بررسی رویدادهای نجومی سال 98

جادوی زمین و زمان در لابلای تقویم

اولین عکس واقعی از یک سیاهچاله

موش‌ها مانند انسان درد در دیگران را حس می‌کنند

عکس از سیاه‌چاله تا چه حد واقعی است تا چه حد کامپیوتری؟

فرود اضطراری هواپیما به علت حمله قلبی خلبان در آسمان!!

مصرف این نوشیدنی‌ها را کاهش دهید تا سرطان نگیرید

اگر در مطب با فرد مبتلا به اچ‌آی‌وی مواجه شوید، چه می‌کنید؟

مهمترین اقدامات در برابر بلع مواد سوزاننده توسط کودک

3 نوشیدنی موثر در کاهش فشارخون

هوای قلبمان را بیشتر داشته باشیم/ سن شیوع سکته قلبی در ایران پایین است

چرا دختران تمایل به ازدواج با مردان مسن دارند

ناهار اشرافی وزیر محیط زیست فرانسه و همسرش جنجالی شد!!

چادر از چه زمانی حجاب برتر زنان ایرانی بوده است؟

مدل و رنگ واقعی موی این ستاره‌ها، شگفت‌زده‌تان می‌کند!

شاه مرا تمسخر کردند، لج کرده عرض کردم شما هم امشب شام ندارید!

چگونگی تاسیس دانشگاه امام صادق به روایت آیت‌الله مهدوی‌کنی: محل دانشگاه، قبلا مرکزی وابسته به دانشگاه هاروارد بود / سمت آیت‌الله منتظری در دانشگاه چه بود؟

مراسم عروسی لاکچری پولدارها در دوره قاجار!

چرا نام خیابان «مصدق» در سال 1360 به «ولیعصر» تغییر کرد؟ / از اعلامیه جبهه ملی علیه قصاص تا ناآرامی های 25 خرداد

حکایت تکان‌دهنده تجارت برده‌ / پوشش قانونی برده‌داری در اروپا و امریکا طی قرن بیستم

واکنش‌های بین‌المللی به تقاضای پناهندگی یهودیان در جریان جنگ جهانی چه بود؟

اشتباه نکنید! این‌ها فتوشاپی نیستند. (+تصاویر)

اولین پرش موفقیت‌آمیز با چتر نجات (+تصاویر)

جشنواره‌ای برای خودآزاری (+تصاویر)

کهن‌ترین کشور‌های دنیا

شباهت ایران و ایتالیا به یکدیگر چیزی فراتر از پرچم های دو کشور

کشف 2 گورستان ماقبل تاریخ در سوئد (+تصاویر)

پل‌ها در معماری تاریخی ترکیه (+تصاویر)

قانونی علیه «نژاد پرستی مو»

نخست وزیری که پس از 10 هفته حکومت در اسید سوزانده شد

افسر جوانی که پایه‌های قدرت عثمانی را متزلزل کرد / از پوشیدن لباس مبدل تا تدوین قوانین اصلاحی برای نظامیان

آشنایی با دو بیماری جنسی که در ایران شایع است

رفتارهای پرخطر در ازدواج