آریا بانو

آخرين مطالب

مهارت زندگی/ مهارت‌های ضروری برای مدیریت تقویم گوناگون

مهارت زندگی/ مهارت‌های ضروری برای مدیریت تقویم

  بزرگنمايي:

آریا بانو -
مهارت زندگی/ مهارت‌های ضروری برای مدیریت تقویم
٢
٠
زومیت / تنظیم عادت‌ها، برنامه‌های روزمره، قرار ملاقات و جلسه‌ها براساس برنامه‌ی منظم تقویم به افزایش تمرکز و بهره‌وری کمک می‌کند.
عادت‌های تقویم تأثیر چشمگیری بر موفقیت و بهره‌وری می‌گذارند. بدون مدیریت صحیح تقویم، نمی‌توانید به‌درستی روی کارتان تمرکز کنید با بازدهی خوبی داشته باشید. درادامه، به هشت روش برای مدیریت تقویم اشاره کرده‌ایم. پس، با ما همراه باشید.
1. یکپارچه‌سازی
وقتی بحث تقویم مطرح می‌شود، اولویت‌ها به‌یاد می‌آیند. بعضی افراد به دستورالعمل‌های کاغذی وابسته‌اند و برخی دیگر به تقویم‌های بزرگ دیواری عادت دارند و برخی هم نمی‌توانند بدون اپلیکیشن تقویم آنلاین زندگی کنند. تا وقتی فعالیت منظم و سودمندی داشته باشید، استفاده از تقویم مفید است. معمولا دلیل استفاده از تقویم، حس خوبی است که منتقل می‌کند؛ اما بعضی تقویم‌ها به‌دلیل گزینه‌های زیاد، کاربر را گیج می‌کنند. برای مثال، قرار ملاقاتی در برنامه‌ی کاربر وجود دارد و به‌صورت خودکار قرار دیگری به تقویم آنلاین او اضافه می‌شود و کاربر را گیج می‌کند.
برای مدیریت حرفه‌ای تقویم، برنامه‌ریزی‌های خود را فقط براساس تقویم انجام دهید؛ درنتیجه همه‌چیز سر جای خود قرار خواهد گرفت. همین موضوع برای کل ابزارهای بهره‌وری صدق می‌کند. کمتر، بهینه‌تر است. برای مثال، فقط می‌توانید از Google Calendar و ابزار مدیریت وظیفه مثل Wunderlist و دفتر یادداشتی مثل Moleskine استفاده کنید.
2. تنظیم برنامه‌ی روزمره
جان رمپتون می‌گوید هرشب قبل از خواب، ایده‌ی واضحی از کارهای فردای خود دارد. همچنین، درکی کلی از کارهای هفته‌ یا ماه یا سال آینده دارد. او از تقویم آنلاین برای تنظیم برنامه‌های روزمره‌ی خود استفاده می‌کند. رمپتون در تقویمش بازه‌های زمانی مشخصی برای هرکدام از فعالیت‌ها در نظر گرفته است. بدین‌صورت نظم تقویم حفظ می‌شود و جلسه‌ها و وظایف با یکدیگر تداخل پیدا نمی‌کنند. پیش‌رفتن براساس برنامه، بهره‌وری را هم افزایش می‌دهد.
3. گروه‌بندی فعالیت‌های مشابه در بلوک‌ها
تابه‌حال، چند مرتبه‌ مجبور شدید کار خود را در میانه رها کنید، تنها به این دلیل که باید به جلسه می‌رفتید یا به ایمیل پاسخ می‌دادید؟ این وقفه‌ها مانع بهره‌وری می‌شوند؛ به‌همین‌دلیل پس از ایجاد وقفه، معمولا به 25 دقیقه زمان لازم دارید تا بتوانید وظایف خود را از سر بگیرید.
برای اطمینان از پیشرفت در مسیر، سعی کنید از چندوظیفگی اجتناب کنید و وظایف را بدین‌ترتیب انجام دهید:
زمان‌بندی و گروه‌بندی وظایف مشابه با یکدیگر منجر به کاهش استرس و صرفه‌جویی در زمان می‌شود. ازآنجاکه مرتب از وظیفه‌ای به وظیفه‌ی دیگر پرش نمی‌کنید، تمرکز و انرژی هم حفظ می‌شوند. برای مثال، سعی کنید در تقویم، محدوده‌ی زمانی مشخصی برای پاسخ‌گویی به ایمیل و محدوده‌ی دیگری برای کار بی‌وقفه در نظر بگیرید.
جلسه‌های مشابه در یک روز را زمان‌بندی کنید تا جریان کارهایتان حفظ شوند.
محدوده‌ی زمانی وقت آزاد و استراحت و ناهار را هم زمان‌بندی کنید. بدین‌ترتیب، فرصت استراحت و تمرکز مجدد را پیدا می‌کنید و می‌توانید با قدرت به کارتان ادامه دهید.
4. بهینه‌سازی جلسه‌های متعدد
هنگام زمان‌بندی جلسه‌ها، زمان پیش‌فرض تقویم آنلاین همیشه یک ساعت است. البته، برای تمام جلسه‌ها لازم نیست یک ساعت وقت بگذارید. برای مثال، 10 دقیقه تماس تلفنی برای جلسه‌ی معرفی کافی است. با اختصاص این زمان، حتی اگر احساس کردید جلسه به سودتان نیست، تنها 10 دقیقه از زمان خود را از دست‌ داده‌اید.
در صورت داشتن شناخت از مخاطب، 45 دقیقه زمان برای جلسه و 15 دقیقه هم برای گفت‌وگویی در کافی‌شاپ در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید مشاوره بدهید، مکالمه را به 10 تا 15 دقیقه محدود کنید. برای نشست‌های هفتگی کارکنان هم 20 تا 30 دقیقه کافی است. تمام جلسه‌ها به زمان یکسانی نیاز ندارند. قبل از تنظیم جلسه، محدوده‌ی زمانی ایده‌آل را تنظیم کنید.
5. جلسه‌های متوالی را حذف کنید
در برنامه‌ریزی جلسه‌ها، از قرار ملاقات‌های متوالی اجتناب کنید. در‌این‌صورت، احتمال دیررسیدن به جلسه‌ی دوم کمتر خواهد بود؛ زیرا معمولا بعضی جلسه‌ها بیشتر از حدمعمول طول می‌کشند و باید چند دقیقه‌ را صرف آماده‌سازی کنید یا ممکن است در ترافیک بمانید.
معمولا 15 دقیقه زمان خالی بین جلسه‌ها در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید به‌جای دورتری بروید، 30 دقیقه در نظر بگیرید. با این کار تمرکز شما حفظ می‌شود و هرگز دیر به قرار ملاقات نمی‌رسید.
6. حذف بی‌نظمی‌ها
بی‌نظمی باعث می‌شود کنترل خود بر تقویم را از دست بدهید. بی‌نظمی در تقویم را می‌توان به این موارد خلاصه کرد:
جلسه‌های تکراری مثل نام‌نویسی‌ها
ملاقات بدون دستور جلسه یا هدف
رویدادهای متوالی نامتناسب با برنامه‌ی شما
پرکردن تقویم با وظایف دقیقه‌ای
زمان‌بندی فعالیت‌های ثانویه مانند پیاده‌روی صبحگاهی
سپردن کارها به دیگران
چند دقیقه وقت بگذارید و تقویم خود را منظم کنید. در چنین شرایطی، مدیریت تقویم ساده‌تر خواهد بود.
7. نه‌گفتن را بیاموزید
اگر همیشه به تمام درخواست‌ها و اشخاص «بله» بگویید، تقویم پر از وظایف و رویدادهایی می‌شود که به شما تعلق ندارند. درواقع، به‌جای اینکه برای خودتان وقت بگذارید، مجبور می‌شوید به دیگران در تکمیل وظایفشان کمک کنید. به‌جای اینکه آخر هفته‌ها بتوانید به پیاده‌روی یا کلاس آشپزی دلخواهتان بروید، مجبور می‌شوید به جلسات ناخواسته بروید. البته، نه‌گفتن به این معنی نیست که هیچ‌وقت به هیچ درخواستی بله نگویید؛ بلکه به این معنی است که مرزهای مهارشدنی برای تقویمتان در نظر بگیرید.
8. مرور هفتگی
ا ین اصل برگرفته از کتاب «انجام امور» اثر دیوید آلن است که این‌گونه تعریف شده است:
از دیدگاه کاربردی، مرور کارها از سه بخش تشکیل شده است: شفافیت و استفاده از زمان حال و خلاقیت. شفافیت پردازش کل اطلاعات را تضمین می‌کند. زندگی در لحظه یا زمان حال هم تضمین می‌کند تمام نقشه‌ها یا فهرست‌ها به‌روز هستند. خلاقیت هم به‌صورت خودکار با انجام دو بخش اول به‌دست می‌آید.
بنابراین، قبل از پرکردن تقویم با ملاقات‌های تکراری، مرور هفتگی خود را بدین‌صورت انجام دهید:
مرور گذشته: به تقویم هفته‌ی گذشته نگاه کنید. شاید کاری مثل ارسال ایمیل را از قلم انداخته باشید.
مرور طرح‌های آینده: در این مرحله، جلسه‌ها و نشست‌های آینده به شما یادآوری می‌شود و برای آن‌ها آماده می‌شوید.
آغاز هفته با ذهنیت مثبت: با مرور تقویم در روزهای آغاز هفته، برای انجام کارها آمادگی ذهنی لازم را به‌دست می‌آورید.





نظرات شما

ارسال دیدگاه

Protected by FormShield

ساير مطالب

تولد موجودی مرموز و عجیب الخلقه در هندوستان!

ترین ها/ خطرناک‌ترین کیف دنیا!

4گوشه دنیا/ خلاقیت هنرمند مجسمه‌ساز سوری در ترسیم جنایات آمریکا!

مسافری که با حمله به خلبان پای مهماندار را شکست!

مدل موی ترامپی!

تعقیب و گریز مهیج شیرهای گرسنه برای شکار زرافه!

لحظه شکسته شدن یک سد 91 ساله در آمریکا!

گوناگون/ 5 ثانیه صبر کنید تا جریمه نشوید!

عطا قبل از درخواست در پای درس اخلاق مرحوم حاج آقا تهرانی

چیدمانی مسحورکننده‌ مرکب از شیشه و آینه

تصاویر جالبی از باغ موزه مینیاتور در تهران

نجات بزمجه از چاه با تلاش محیط بانان در شاهرود

نقاشی هنرمندانه از دانه های انگور

مسابقه ریش و سبیل‌ عجیب در بلژیک

راهی که از میان آب می گذرد!

حمله حلزون ها به ماهی مرده!

حضور غیرمنتظره تمساح در خیابان های مکزیک!

حال و هوای خادمان حرم مطهر رضوی ساعاتی پیش از افطار

افغانستان؛ بهشت سنگ‌های قیمتی

داستانک/ پادشاهی با یک چشم و یک پا

10 نشانه بدیمنی که خبر از مرگ می‌دهند!

شهری در ایران متعلق به 1000 لک لک!

حقایق جالب درباره میهمان‌های ناخوانده پایتخت؛ با رنگین بانو آشنا شوید!

نخستین دستگاه رادار جهان

عاقبت مسابقه الاغ سواری!

اینجا ایران است؛ طبیعت بکر شیروان دره‌سی در مشگین شهر

10 نشانه بدیمنی که خبر از مرگ می‌دهند

شغل‌هایی که در آینده نزدیک نیاز به آن‌ها کمتر می شود

15 مکان تاریخی ویران شده که از ندیدن آن‌ها پشیمان می‌شوید

توصیه آیت‌الله مجتهدی برای ایام‌البیض ماه رمضان

ظرافت نقاشی درون یک بطری

تایپان، سمی ترین مار روی زمین

برگزاری جشنواره سنتی قایق‌ها در غرب ژاپن

مسجد نصیرالملک، جایی که قبل از مرگ باید دید!

چالش عاشقانه‌ترین رابطه عالم

پیاده روی صدها اردک در مزارع تایلند!

کمی بیشتر از شهرستان میبد بدانید!

4گوشه دنیا/ تولد موجودی مرموز و عجیب الخلقه در هندوستان!

روانشناسی/ گام هایی مؤثر برای درمان نگرانی و اضطراب مفرط

به دنبال رد ستارگان در بام جهان!

کمک به اردک مادر و جوجه هایش برای عبور از جاده!

ساخت میز خلاقانه با چند چوب ساده

ناکامی سارق در باز کردن صندوق رستوران!

ضربه حساب شده یک هوادار برای تبریک به گلف باز معروف!

طنز/ مانور کولر زدن!

گوناگون/ اجساد عجیبی که پس از پاک‌سازی بلندترین نقطه‌ی جهان کشف شد!

پهپادگردی بر فراز جنگل

تشکر کردن تنبل ترین حیوان جهان!

4گوشه دنیا/ زندانی شدن کشاورز چینی به دلیل نام گذاری سگ هایش!

آیا معاد با همین جسم دنیوی رخ می دهد؟